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Für Hausverwalter ist das Thema Digitalisierung häufig wenig greifbar. Das ist einer der Gründe dafür, dass sich viele  Verwalter dem Thema komplett verschließen. Doch sind wir mal ehrlich: Das ist nichts anderes, als den Kopf in den Sand zu stecken. Denn Realität ist, dass der Digitalisierungsprozess in dieser eher langsamen Branche gerade erst an Fahrt aufnimmt. Wer sich heute nicht grundlegende Gedanken macht, dessen Betrieb wird auf Sicht von 5-10 Jahren im Vergleich schlechter dastehen. 

Das ist einfach zu erklären: Digitalisierung ist häufig kein Investment, sondern eine unmittelbare Einsparmaßnahme. Gerade die Hausverwalter, die mit einstelligen Gewinnmargen arbeiten, sollten sich mit dem Thema deshalb auseinandersetzen. Stellen Sie sich jetzt Ihren Jahresabschluss vor und werfen Sie einen Blick auf Ihre GuV. Dann stechen drei Posten heraus, die 1.) leider unangenehm groß sind und 2.) mit Hilfe von Digitalisierung tendenziell verkleinert werden können.

1. Porto

Die meisten Hausverwaltungen geben 1-2% ihres Jahresumsatzes für Porto aus. Klingt wenig, ist aber viel. In den letzten Jahren wuchsen die Ausgaben für Porto zudem überproportional, sprich schneller als der Umsatz. Das liegt vornehmlich daran, dass die Sendungen immer dicker werden.

Anstatt das Geld zur Deutschen Post zu tragen, könnten Sie zumindest einen Teil davon auch auf Ihren Jahresüberschuss draufschlagen. Denn Digitalisierung bedeutet weniger Papier und weniger Papier bedeutet weniger Porto. Eigentlich simpel. Den größten Effekt erzielen Sie durch Einführung einer Kunden-App, bspw. von den Anbietern facilioo oder casavi. Dann legen Sie für jeden Ihrer Kunden die Kommunikationspräferenzen fest. Postalisch, per E-Mail, über die App. Anschließend gilt es, einen möglichst großen Teil der Kunden zur digitalen Kommunikation zu bewegen. Das mögen am Anfang vielleicht nur 20% der Kunden sein, aber der Anteil wird über die Jahre garantiert wachsen. Die Eigentümerstruktur wird sich über die Jahre schließlich ändern. Irgendwann sind auch 70-Jährige mit Digitalem vertraut.

Versuchen Sie, durch solche Maßnahmen Ihre Portokosten um 20% zu reduzieren. Die Kosten für die Kunden-Apps sind marginal, die gibt es schon ab 1,20 Euro pro WE pro Jahr. Bei Nutzung von IMMOSIST bekommen Sie derzeit die App von unserem Kooperationspartner facilioo sogar gratis dazu.

2. Kosten für Drucker/Kopierer/Fax

Spinnen wir den Faden weiter. Werfen Sie einen Blick auf den Posten „Miete Kopierer“ oder vielleicht auch „Miete bewegliche Wirtschaftsgüter“. In vielen Verwaltungen ist der Posten ziemlich hoch. Die jährliche Druckleistung ist derart hoch, dass man leistungsfähige Geräte benötigt. Die sind im Kauf nunmal so teuer, dass man sie lieber mietet oder least. Soweit, so gut.

Digitalisierung bedeutet weniger Papier, ermöglicht Ihnen bestenfalls also ein Downsizing Ihres Druckers. Dann können Sie vielleicht einen kleineren Leasing-Rückläufer gebraucht kaufen und sind eine Menge laufende Kosten los.

Eine andere Möglichkeit ist die Nutzung von Versanddienstleistern. Das kann nur günstiger sein als selbst drucken, eintüten und frankieren. Das ist das Gesetz der großen Zahl. Sie können das nicht günstiger, als jemand, der das tausendfach hochskaliert hat.

Für Fax gibt es heute auch einfache Lösungen. Wer zum Beispiel seine Bürotelefonie über Voice-over-IP organisiert, faxt über den gleichen Anbieter in der Regel unkompliziert und digital.

3. Bürobedarf

Der Posten „Bürobedarf“ macht in den Jahresabschlüssen von Hausverwaltungen im Durchschnitt ebenfalls 1-2% des Jahresumsatzes aus. Bei mittelgroßen Verwaltungen sprechen wir da schnell über 3.000 bis 8.000 Euro im Jahr. Mich würde das maßlos ärgern, wenn ich so viel Geld für Papier, Toner, Stifte und vor allem auch Ordner ausgeben müsste. Man wird diese Ausgaben nie vermeiden können, aber es sollte doch das Ziel sein, durch digitale Kommunikation und Ablage (!) die Kosten signifikant zu reduzieren. Häufig sind es Kleinigkeiten, wie das unzeitgemäße Ausdrucken von E-Mails. Auch hier hilft eine teilweise digitale Kundenkommunikation weiter.

Manche Verwalter gehen diesen Weg sehr weit, auf Kongressen berichten die ersten Hausverwalter von nahezu papierlosen Büros. Wenn die ihre Kosten für Bürobedarf um 80% reduzieren konnten, haben diese Betriebe schlichtweg einen Wettbewerbsvorteil. Dieses Geld wird dann in Wertschöpfendes investiert, beispielweise in Marketing. Dann rennen diese Konkurrenten dem Wettbewerb langfristig davon.

Fazit

Diese drei Positionen machen in Summe bis zu 5% des Jahresumsatzes aus. Wir reden also oft über fünfstellige Summen. Wenn Sie an diesen Punkten Einsparungen erzielen, tut das keinem weh. Es kann Ihre Gewinnmarge aber über die des Wettbewerbs heben. Ist es das nicht wert?

Der Autor

Dominic Fänders

Dominic Fänders

Geschäftsleitung

Dominic Fänders ist einer der Köpfe hinter IMMOSIST und schon seit Gründung dabei. Er leitet den Vertrieb und die Geschäftsentwicklung.